Ga omhoog

Het project is in die korte tijd afgerond en dat is voorspoedig verlopen

Een database bouwen en 300 ontheffingen aanvragen in 7 maanden:  “Dat is prima gelukt. Het project is in die korte tijd afgerond en dat is voorspoedig verlopen"

Voor bepaalde onderhoudswerkzaamheden aan het spoor moet BAM Rail toestemming vragen aan gemeenten. Aan die ontheffing van de Algemene Plaatselijke Verordening stelt iedere gemeente zo zijn voorwaarden. Om daarin structuur te brengen heeft Kuiper & Burger een database ontwikkeld. Alle informatie over de ontheffing is daarin opgeslagen en het systeem genereert automatisch verzoeken en mededelingen aan de betreffende gemeenten als dat nodig is. In opdracht van ProRail voert BAM Rail onderhoudswerkzaamheden uit aan het spoor. Daaronder valt ook het slijpen van de rails. Dat vermindert de slijtage aan de wielen van treinen en verlaagt de kans op calamiteiten door railbreuk. Afhankelijk van de intensiteit waarmee het traject wordt gebruikt rijdt één of twee keer per jaar een speciale slijptrein over het spoor. Dat gebeurt overwegend ’s nachts, omdat overdag het spoor daarvoor te intensief wordt gebruikt. Dat heeft wel tot gevolg dat er toestemming nodig is van de gemeente waarin het spoor ligt. Slijpen heeft immers een ander geluidsprofiel dan normaal treinverkeer, en ’s nachts zijn de normen voor geluid strenger dan overdag. Voorheen regelde opdrachtgever ProRail zelf die ontheffingen van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). Maar met de nieuwe onderhoudscontracten die met BAM Rail zijn afgesloten werd dat verlegd naar de aannemer. Die benaderde daarvoor Kuiper & Burger. “We hadden al goede ervaringen met hen, dus hebben we gevraagd of ze ook dit traject voor ons willen doen”, zo legt Koen de Jong, KAM-coördinator bij BAM Rail de keuze uit. “Medio vorig jaar hebben we de formele opdracht gegeven voor het aanvragen van de ontheffingen bij meer dan 300 gemeenten. Alle informatie die daaruit voortvloeit wordt vervolgens vastgelegd in een database. Daardoor hebben we ook in de toekomst de informatie gestructureerd beschikbaar.”

Korte doorlooptijd

Afgesproken werd dat in de periode juni tot en met december van het vorig jaar de opdracht zou worden uitgevoerd. “Dat is prima gelukt. Het project is in die korte tijd afgerond en dat is voorspoedig verlopen. Eind december is de database opgeleverd en waren vrijwel alle ontheffingen verleend en in de database verwerkt. Van een paar gemeenten was de ontheffing toen nog niet binnen. Op dit moment hebben we nog één gemeente die de procedure niet heeft afgerond.” Wat Koen de Jong wel opviel was dat gemeenten zo verschillend reageerden op het ontheffingsverzoek. “In de zomer van 2005 zijn alle gemeenten waarin spoor ligt aangeschreven met een identieke brief. De reacties die daarop binnenkwamen varieerden van ‘daarvoor is geen ontheffing nodig’ of ‘geen bezwaar’ tot een waslijst met aanvullende voorwaarden. Verder liep de reactietijd uiteen van enkele weken tot ruim een jaar en verschilden de leges van niets tot bijna duizend euro.”

Flexibel

Uit al die gemeentespecifieke zaken bleek meteen de waarde van de database. In veel gevallen wordt de permanente ontheffing van de APV verleend voor een bepaalde tijd en worden aanvullende voorwaarden gesteld. Bijvoorbeeld dat voordat de slijpwerkzaamheden beginnen er een mededeling daarover naar de gemeente gaat. Het slijpen is meestal pas op korte termijn definitief te plannen. ProRail is afhankelijk voor het inplannen van werkzaamheden van de bezetting van het spoor voor regulier transport. De bezetting is ’s nachts zeer variabel. Daarom is vaak pas twee weken van te voren bekend of een baanvaak beschikbaar is voor slijpwerkzaamheden. Dan kan vanuit de database meteen een mededeling naar de gemeenten gedaan worden. De database is inmiddels eigendom van BAM Rail. Het beheer is neergelegd bij Kuiper & Burger. Daaronder valt het vernieuwen van de ontheffing als de termijn is verlopen en natuurlijk ook het doen van de mededelingen aan de gemeenten van de aanstaande werkzaamheden. Ook vindt er nog verdere ontwikkeling plaats. Koen de Jong: “Wat opvalt is dat gemeenten soms inhoudelijk reageren naar aanleiding van de aankondiging van de werkzaamheden. We gaan binnenkort met Kuiper & Burger om de tafel zitten om te kijken hoe we dat nog beter kunnen afstemmen met de gemeenten, zodat dat voor beide kanten minder tijd kost.”

 

Highlights oktober 2006