“Ze zijn zeker goed in draagvlak creëren”

De hele afdeling van de Business Unit Biomaterials van Corbion-Purac krijgt gedurende een half jaar te maken met twee medewerkers van Kuiper & Burger. Zij moeten de veiligheidsbeleving binnen de Unit naar een hoger niveau tillen. Zorgen vanuit het management over hoe dat zou vallen, worden echter al snel van tafel geveegd. “Dankzij de collegiale manier van Kuiper & Burger om systemen in de groep te implementeren, stond iedereen open voor opmerkingen en verbetering.”

De Business Unit (BU) Biomaterials op de site van Corbion-Purac in Gorinchem telt ongeveer zestig medewerkers. Hier worden dagelijks biomaterialen geproduceerd voor de farmaceutische en medische industrie. Voorbeelden van toepassingen zijn medicijnafgifte, maar ook botplaatjes en -schroefjes of chirurgische hechtdraden.

Door de nasleep van een reorganisatie en vertrek van een aantal ervaren mensen ontstond in 2015 onderbezetting op de afdeling Environment, Health & Safety (EHS) van Corbion-Purac. Hierdoor mist de BU Biomaterials de nodige ondersteuning. Arcel Mol, die binnen de Business Unit verantwoordelijk is voor de productieafdeling, licht toe: “Een interne inspectie van EHS had een paar hiaten aan het licht gebracht binnen de Unit. Dit ging vooral om zaken van veiligheid, maar ook rond bijvoorbeeld afvalstoffen.” Het management besluit een inhaalslag te maken en grijpt het moment gelijk aan om een aantal zaken op een hoger plan te brengen. Mol: “De actielijst die voortkomt uit zo’n inspectie is een signaal dat er werk aan de winkel is. We wilden dus niet alleen de lijst aflopen: we wilden een fundamentele verandering ten aanzien van EHS-kennis en –beleving onder medewerkers én meer borging voor de toekomst.” Gezien de vrij korte tijd waarin de BU dit wil bereiken, gecombineerd met de onderbezetting op de EHS-afdeling, wordt besloten de noodzakelijke ondersteuning voor het project extern te zoeken.

Rolverdeling

Op voordacht van de afdeling EHS gaan twee adviseurs van Kuiper & Burger van eind 2015 tot halverwege 2016 aan de slag bij de BU Biomaterials. Aan hen de taak om eerst de openstaande actielijst af te ronden en aansluitend de inhoudelijke slag op het gebied van veiligheid te maken. De twee hebben een duidelijke rolverdeling, één is een ervaren, taakgeoriënteerde veiligheidsdeskundige, terwijl de ander expertise heeft op het gebied van verandermanagement en efficiënte procedures. “Ze hebben echt heel veel gedaan”, vertelt Mol, “denk aan het opzetten van noodplannen, de medeondersteuning van risico-inventarisaties en –evaluaties, het schrijven van handboeken om te borgen dat er op afdelingen veilig gewerkt wordt, het uitvoeren van inspecties en van taakrisico-analyses of de mede-organisatie van cursussen voor de opslag en omgang met gevaarlijke stoffen.”

Opstelling

Over de expertise die Kuiper & Burger inbrengt tijdens het traject is Mol zeer tevreden. Maar wat hem vooral opvalt, is de manier waarop de twee gedetacheerden draagvlak voor verandering weten te creëren onder het personeel. “Het gaat in principe om regels waar iedereen aan moet voldoen, maar de opstelling van Kuiper & Burger naar de mensen viel daarbij op. Ze brachten nieuwe systemen en veranderingen op een zeer prettige manier in de groep, waardoor iedereen er open voor stond en medewerking wilde verlenen. Zo hebben ze de veiligheidsbeleving op alle niveaus naar een hoger plan gekregen.”

Blij met de borgingsaspecten

Het project wordt uiteindelijk binnen de tijd én binnen budget afgerond. “Ook niet verkeerd natuurlijk”, merkt Mol op. “Maar qua resultaat ben ik vooral blij met de borgingsaspecten die ze in de organisatie hebben gezet. EHS is een vast punt op vergaderingen, bij procedures is standaard oog voor veiligheidsaspecten, het werkvergunningssysteem is toegespitst op onze specifieke situatie waardoor dit beter wordt opgevolgd en noem maar op. Dankzij deze aspecten kunnen we niet snel terugvallen.”

“Snel, direct en zonder poespas”

Een wijziging van de Europese regelgeving zorgde er voor dat metaalrecyclingbedrijf M&R Claushuis in rap tempo allerlei zaken rond veiligheid in kaart moest brengen. Tegelijkertijd ontstond de noodzaak binnen twee maanden een revisievergunning aan te vragen. KAM-coördinator Christine Olivier: “Bij zo’n tijdsdruk heb je daadkrachtige mensen nodig. En die kwam ik tegen bij Kuiper & Burger.”

Tijdsdruk heeft geen effect op kwaliteit dienstverlening

M&R Claushuis in Zeewolde is geen alledaags metaalrecyclingbedrijf. Jaarlijks verwerken en verhandelen de achttien medewerkers zo’n zesduizend ton (gevaarlijke) stoffen waaronder kwik, lood, batterijen, diverse metaalhoudende afvallen en zuivere metalen. “Wij zijn groot in kleine metalen en daarin zijn we redelijk uniek”, vertelt Christine Olivier. Ze is nu zeven jaar werkzaam bij het bedrijf, dat in 2009 fuseerde met M&R International, en sinds twee jaar als KAM-coördinator. Het is vanuit die functie dat ze in 2010 de wijziging meemaakte van de Europese indeling van gevaarlijke stoffen (EU-GHS). “Gevaarlijke stoffen zijn toen anders ingedeeld en de drempelwaarden zijn veranderd. Zo ging kwik van de categorie ‘giftig’ naar ‘zeer giftig’.” Gevolg van die wijziging was dat M&R Claushuis in eigen land onder het Besluit risico zware ongevallen (Brzo’99) kwam te vallen. Dit besluit integreert wet- en regelgeving voor arbeidsveiligheid, externe veiligheid en rampbestrijding met als doel het voorkomen en beheersen van zware ongevallen waarbij gevaarlijke stoffen betrokken zijn. Voor Olivier betekende de nieuwe classificatie een hoop werk. “ We moesten allerlei risico’s rond veiligheid in kaart brengen en rapporteren naar de overheid. Normaal gesproken werk ik voor dat soort zaken met een vast bureau, een kleinere onderneming. Omdat die het echter ook heel druk had, adviseerde zij mij om Kuiper & Burger te benaderen.”

Tijdsdruk

In de tussentijd ontstond bij M&R Claushuis de wens om de activiteiten uit te breiden. Bijvoorbeeld met de verwerking van spaarlampen en de inzameling van accu’s. Ook de capaciteit van het bedrijf moest toenemen door naast de bestaande hal een nieuwe te bouwen. “De oude vergunning stamde uit 2004. Omdat er sindsdien al veel zaken waren aangepast, kon dit allemaal niet meer met een wijziging. Er moest dus een revisievergunning worden aangevraagd”, vertelt Olivier. Na een eerste kennismaking met Kuiper & Burger besluit ze deze vraag in oktober 2011 bij hen neer te leggen. “Er was behoorlijke tijdsdruk, want met de provincie Flevoland hadden afgesproken de aanvraag vóór 1 januari 2012 in te dienen. Normaal gesproken trek je namelijk wel een half jaar uit om zo’n vergunning aan te vragen. Toch heeft Kuiper & Burger daar ‘ja’ op gezegd.”

Korte lijnen

Zo snel mogelijk volgde een afspraak voor een rondleiding door M&R Claushuis en een kennismaking met de vergunningverlener in Lelystad. Olivier licht toe: “Zo was hij ook op de hoogte met wie hij van doen had, en konden we onderling alle relevante informatie uitwisselen.” De medewerkster van Kuiper & Burger ging daarop aan de slag met de aanvraag met als resultaat dat de aanvraag op 30 december 2011 de deur uitging. Na de beoordeling en toetsing door het bevoegd gezag verwacht Olivier voor eind 2012 een definitieve vergunning in handen te hebben. Ook hoopt ze al gauw met de bouw van de nieuwe hal te kunnen beginnen. Over het traject met Kuiper & Burger is ze meer dan tevreden. “Wat ik vooral prettig vond aan de samenwerking was dat de lijnen heel kort waren. We hadden telefonisch of per mail contact en dat kon snel en direct, zonder poespas. Dus mochten we in de toekomst nog grote zaken willen gaan veranderen, dan nemen we zeker contact met ze op.”

Professionele begeleiding in complexe materie

Zonder meer een ingewikkeld project. Dat is de vergunningsaanvraag voor het nieuwe EMO-terrein aan de Hartelstrook in Rotterdam. Niettemin heeft het bedrijf het volste vertrouwen in een geslaagde afloop van het traject, mede dankzij de specialistische begeleiding door ingenieurs- en adviesbureau Kuiper & Burger.

Op de Maasvlakte van Rotterdam ligt het Europees Massagoed- Overslagbedrijf (EMO) B.V., de grootste droge bulk terminal in Europa. Vanuit heel de wereld komen kolen en ijzererts in zeeschepen bij EMO voor de kade om daar te worden gelost, en vindt de lading verder haar weg naar het achterland van Europa en de naastgelegen energiecentrales. De omvang van het EMO-terrein, evenals de aanlegkade, is dan ook zonder meer aanzienlijk. Een aantal jaar geleden heeft EMO stukken opslagterrein en kade afgestaan aan enerzijds GDF Suez voor het bouwen van een elektriciteitscentrale, en anderzijds aan het Rotterdamse Havenbedrijf voor een verbreding van de Amazonehaven. In totaal ging het om 20 hectare aan grond en een kadelengte van 500 meter. Ter compensatie kreeg EMO van het Havenbedrijf een terrein aangeboden, de Hartelstrook, aan de overzijde van de diepzeehaven van EMO. Een makkelijke ruil zou je misschien zeggen, maar de vergunningsaanvraag op de Hartelstrook bleek heel wat voeten in aarde te hebben.

Juridische complexiteit

“De regelgeving is de laatste jaren veel strikter en uitgebreider geworden”, vertelt Arend Vrijma, veiligheids- en milieukundige bij EMO. Hij doelt op de Natuurbeschermingswet die sterk in ontwikkeling is. “Onze activiteiten mogen geen nadelige invloed hebben op omringende natuurgebieden. Een van de lastigste aspecten is de uitstoot van NOx, een verzurende stikstof, die veel invloed heeft op plantengroei. Nu zijn de duinen hier van nature een  stikstofarm gebied waardoor er een specifieke plantengroei is ontstaan. Als daar meer stikstof aan wordt toegevoegd, verandert die flora en dat willen we uiteraard niet”, legt Vrijma uit. Omdat de Hartelstrook dichter op de beschermde natuurgebieden ligt dan het huidige EMO-terrein, is de kans op een toename van de invloed van NOx bij ingebruikname van het terrein groter. Om de Hartelstrook toch te mogen exploiteren, heeft EMO de processen op het bestaande terrein schoner gemaakt waardoor de totale NOx-uitstoot van het bedrijf binnen vergunbare parameters blijft. Maar alleen al het aantoonbaar maken daarvan vergt zeer vergaande studies, waarbij onder meer de TU Delft betrokken was. Vrijma: “De juridische complexiteit van de natuurwetvergunningen is zonder meer groot. En dan heb je het nog maar over één aspect van de vergunningsaanvraag. Gelukkig heeft Kuiper & Burger alles perfect voor ons begeleid.”

Professioneel en makkelijk

Al ruim tien jaar maakt EMO gebruik van de diensten van Kuiper & Burger. Het vertrouwen in de dienstverlening van het bureau is groot, zo blijkt wel uit het takenpakket dat het bureau krijgt toegeschoven. “In de vergunningsaanvraag voor de Hartelstrook verzorgen ze de complete begeleiding. Ze houden het overzicht, brengen expertise in, zorgen dat de juiste rapporten op tafel komen, toetsen alles aan wet- en regelgeving, houden planningen bij, bereiden vergaderingen voor, …”, somt Vrijma op. Bijna wekelijks heeft hij contact met het bureau, is het niet over de Hartelstrook, dan wel over andere projecten waarbij Kuiper & Burger EMO ondersteuning biedt. “Zo hebben ze ons afgelopen jaar ook bijgestaan bij de vergunningsaanvraag rond drie nieuwe installaties op het bestaande terrein van EMO. Van alle drie is de vergunningverlening zeer professioneel en makkelijk verlopen”, vertelt Vrijma.

Helderheid

Het project Hartelstrook bevindt zich in een afrondende fase, en Vrijma heeft goede hoop dat de vergunningsaanvraag binnen afzienbare tijd kan worden ingediend. Terugkijkend is hij vooral te spreken over de wijze waarop Kuiper & Burger de informatiestromen hebben beheerd. “Gedurende het project zorgen hun specialisten ervoor dat bij alle partijen continu helderheid bestaat over de volgende stappen. Dat resultaat springt er wat mij betreft uit. Mochten we ze in de toekomst weer nodig hebben, dan zullen we zeker niet aarzelen om Kuiper & Burger in te schakelen”

Een goede mix van inhoud, plezierige persoonlijkheden en humor

Kijfhoek klaar voor de toekomst

Na een bezoek van het bevoegd gezag aan het rangeerterrein Kijfhoek in 2010 werd het spoorbeheerder ProRail pijnlijk duidelijk dat een en ander daar niet goed ging: zo werkten verschillende bewoners en gebruikers onvoldoende samen. Tijd voor actie. Tijd om Kuiper & Burger in te schakelen. “Na het bezoek van het bevoegd gezag wilden we de situatie op Kijfhoek zo snel mogelijk in beeld brengen”, legt manager privaatrecht Peter Enneking van ProRail uit. “We vroegen advies- en ingenieursbureau Kuiper & Burger om met ons mee te denken.” Dat was een goede keus. “We haalden een goede mix van inhoud, plezierige persoonlijkheden en humor in huis.” Een voorbeeld? “Sommige mensen stuur je om een boodschap en die voeren dat keurig uit. Adviseuse Renske Oussoren kwam echter met meer terug. Bij haar wist ik dat het goed kwam.”

Veiligheid

Omdat Kijfhoek in de dichtbevolkte Drechtsteden ligt en jaarlijks duizenden wagons met gevaarlijke stoffen behandelt, krijgt veiligheid hoge prioriteit. “Toch was er de laatste jaren langzaamaan een situatie ontstaan waarin de verantwoordelijkheden op het gebied van veiligheid niet goed belegd waren”, vertelt Enneking. “Uiteraard kende iedereen wel zijn of haar eigen verantwoordelijkheden, maar de samenwerking tussen de bewoners en bezoekers verliep niet goed. Zo werd er bijvoorbeeld niet gezamenlijk geoefend voor eventuele calamiteiten en was ook het calamiteitenplan niet up-to-date.”

Kuiper & Burger begon direct met het analyseren van de situatie die zich op emplacement Kijfhoek voordeed. “Naar aanleiding van de analyse kwam de adviseuse van Kuiper & Burger met het plan een veiligheids- en milieuorganisatie op te zetten: VMO Kijfhoek.” De ProRail-manager legt uit: “Het is een samenwerkingsverband waarin bewoners ten aanzien van gezamenlijke belangen op het gebied van veiligheid structureel met elkaar samenwerken, overleggen en oefenen.”

Zeer complex

Naast het oprichten en het implementeren van de VMO heeft Kuiper & Burger zich de afgelopen 1,5 jaar ook intensief bezig gehouden met het verbeteren van het toegangspassensysteem. “Het aantal mensen dat op Kijfhoek komt, is de laatste jaren fors toegenomen. Op aangeven van de Arbeidsinspectie hebben we er een extra functionaliteit aan toegevoegd.” Enneking legt uit: “Voorheen was het toegangspasje louter een soort sleutel. Bij gebruik kon Kijfhoek betreden worden. Nu registreert het systeem ook hoe laat iemand binnenkomt en het terrein weer verlaat. Zodra we willen weten wie zich op het spoorwegemplacement bevindt, kunnen we een lijst inzien en zo nodig uitdraaien.  Al met al een complex gebeuren, waarmee Kuiper & Burger ons zeer goed heeft geholpen.”
Dat Enneking tevreden is over de werkwijze van én samenwerking met het advies- en ingenieursbureau, daar laat hij geen misverstand over bestaan. “We hebben gezamenlijk een intensief proces doorlopen.” Het behelst meer dan alleen het opzetten van de VMO en het implementeren van een nieuw registratiesysteem. “De belangen zijn namelijk niet altijd hetzelfde: directies moesten op één lijn gaan zitten, anderen moesten overtuigd en opgewarmd worden. Het blijkt maar weer dat vreemde ogen dwingen. Het is heel belangrijk dat iemand met gezag met advies komt. Dat werkt.”

Kijfhoek

Spoorbeheerder ProRail is eigenaar van Kijfhoek, één van de grootse rangeerterreinen van Europa. Het terrein is een spoorwegemplacement voor het splitsen en samenstellen van goederentreinen. Kijfhoek ligt tussen Barendrecht en Zwijndrecht nabij Rotterdam en is met vijftig hectare en 43 verdeelsporen met railremmen het grootste rangeerterrein van Nederland.

Je merkt dat met de validering door Kuiper & Burger onze aanvragen meer cachet hebben gekregen

Van der Ende merkt in zijn contacten met de provincie de meerwaarde van de rol die het advies- en ingenieursbureau vervult. “Je merkt dat met de validering door Kuiper & Burger onze aanvragen meer cachet hebben gekregen.”

OVET is groot in opslag en overslag. Het bedrijf heeft terminals in Terneuzen en Vlissingen en is voortdurend in de weer met het herzien of optimaliseren van milieuvergunningen. Martin van der Ende is als KAM-manager verantwoordelijk voor de goede gang van zaken. Een klus waarbij Kuiper & Burger bijstand verleent.

Zeer specialistisch werk

De vergunningen regelen en op orde houden voor een bedrijf als OVET omschrijft Van der Ende als ‘zeer specialistisch werk.’ En het is ook werk dat nooit stopt. “We zijn voortdurend bezig met vergunningen. Of het gaat om revisie van een verouderde vergunning of er is sprake van een nieuwe activiteit, zoals recentelijk de opslag van biomassa. Die moet in een gesloten loods komen en daar moesten we een milieuvergunning voor regelen. Maar daarvoor gelden strenge normen die je dwingen veel voorzorgsmaatregelen te nemen. Een miljoenenproject, kortom.”

OVET groot in bulkgoed

OVET is een bedrijf dat opereert in de bulkgoedsector. Van der Ende vertelt over het bedrijf: “We doen op- en overslag van zwartgoed, dat is steenkool, (pet)cokes, antraciet. En sinds kort ook biomassa. Jaarlijks verwerken we 7,5 miljoen ton zwartgoed. In Terneuzen hebben we een terrein van 16 hectare en in Vlissingen van 27 hectare. Uniek is dat we werken met drijfkranen. Daarmee zijn we de enige in Nederland. Die kranen worden heen en weer gesleept tussen Terneuzen en Vlissingen. We maken schepen ook lichter die door de sluis moeten. Daarbij gaat het voornamelijk om ijzererts.” Alhoewel het opslaan en overslaan de belangrijkste activiteiten zijn verzorgt OVET ook behandeling van het materiaal voordat het verder getransporteerd wordt. Van der Ende: “We zeven, breken, ontijzeren, stoppen het in zakken of drogen.”

Validering

Vanwege de omvang en vereiste specialisatie heeft OVET ervoor gekozen het werk aan de vergunningen in eigen huis te houden. Niettemin is er sprake van een nauwe samenwerking met Kuiper & Burger. “We hadden behoefte aan validering van ons werk. En daarvoor hebben we de samenwerking met Kuiper & Burger gezocht.” De rol die Kuiper & Burger gevraagd is te vervullen is die van ‘over de schouder meekijken’. Van der Ende: “Alles wat wij produceren in het kader van de vergunningaanvraag sturen we eerst naar Kuiper & Burger voor een toetsing. Een aanvraag of een kaart gaat hier de deur uit met twee stempels, die van ons en die van Kuiper & Burger.” Van der Ende merkt in zijn contacten met de provincie de meerwaarde van de rol die het advies- en ingenieursbureau vervult. “Je merkt dat met de validering door Kuiper & Burger onze aanvragen meer cachet hebben gekregen.”

Assistentie

Naast meekijken assisteert Kuiper & Burger ook bij alle benodigde onderzoeken en rapportages die OVET moet doen en leveren in het kader van vergunningtrajecten. Van der Ende: “Zo hebben we recent een bedrijfsenergiebesparingsplan gemaakt voor onze Vlissingse locatie als onderdeel van de revisie milieuvergunning Wet milieubeheer.” Ook assisteert het adviesbureau bij de interne auditing op naleving van de eisen uit de ISO14001. Minimaal één keer per jaar wordt intern een controle door het bedrijf gedaan en wordt aan de hand van de vergunningsvoorschriften nagegaan of we de regels goed naleven. Een derde punt waar assistentie wordt gegeven is die bij de beoordeling van nieuwe regelgeving. Van der Ende: “Van de nieuwe Europese milieuwetgeving in het kader van de IPPC-Richtlijn had ik een beoordeling gemaakt en in een diagram gezet. Mijn conclusie was dat er voor ons geen veranderingen zouden zijn. Dat heb ik Kuiper & Burger laten verifiëren.”

Gewicht

Van der Ende signaleert dat door de samenwerking bij Kuiper & Burger gaandeweg ook meer expertise is opgebouwd over zijn sector. “Dat is goed voor ons maar helpt ook bij de aanvragen. De stempel van Kuiper & Burger krijgt meer gewicht en dat werkt in het voordeel voor onze aanvraag.” Als het aan Van der Ende ligt wordt de samenwerking voortgezet. “Het scheelt ons een hoop lezen, boeken uitpluizen en zoekwerk”, zo stelt hij tevreden vast.

“Een externe projectleider voor vergunningen behoedt ons voor onnodige vertraging bij de veelvoud aan werkzaamheden waar we voor staan. Zonder de inzet van Kuiper & Burger was het voor ons moeilijker om op schema te blijven.”

HVC wil op een milieuvriendelijke en innoverende wijze werken. Dit streven heeft het afvalbeheerbedrijf uit Alkmaar enige tijd geleden gekoppeld aan het feit dat een belangrijk deel van haar afvalaanbod bestaat uit hout (biomassa). Zodoende is het plan opgevat een bio-energiecentrale te bouwen. Een arbeidsintensief traject volgde waarin Jan van Raaij, hoofd juridische zaken en directiesecretariaat, een centrale rol speelde. Omwille van het tempo riep hij op een gegeven moment de hulp in van Kuiper & Burger.

Haalbaar

Het oprichten van een bio-energiecentrale is geen sinecure, zo vertelt Jan van Raaij, die zich al ruim een jaar bezighoudt met de voorbereidingen. Hij vertelt wat daar allemaal bij kwam kijken: “We hebben onderzocht of een dergelijke installatie past bij onze activiteiten, of de exploitatie haalbaar is, of er een locatie voorhanden is en hoe het vergunningentraject eruit ziet. Na deze haalbaarheidsstudie en een positief besluit van alle aandeelhouders is HVC gestart met de voorbereidingen voor het verkrijgen van de benodigde vergunningen. Tevens is een milieueffectrapport (MER) opgesteld.”

MER geeft inzicht

Het opstellen van het MER is door HVC in handen gelegd van een extern bureau. Van Raaij: “Dat heeft alle technische informatie die door ons al was verzameld bij elkaar gebracht, zoals over het type installatie en over technische uitvoeringsalternatieven. Vervolgens zijn de voorgenomen variant en de meest milieuvriendelijke variant helder beschreven.” Het opstellen van het MER heeft geleid tot bijstelling van de plannen in die zin dat bij de indiening van de vergunningaanvraag wordt uitgegaan van de bouw van de meest milieuvriendelijke variant. Van Raaij zegt over dit MER-traject: “Een MER opstellen is een intensief en complex traject. Voldoende voortgang is daarbij erg belangrijk omdat het interfereert met het vergunningentraject.”

Aanjager

Zowel het MER-traject als de aanvraag voor de milieuvergunning betekende veel werk voor HVC. Hoewel het inhoudelijke werk was uitbesteed vergde de coördinatie ook veel tijd. Om daarin te voorzien benaderde Van Raaij Kuiper & Burger. “Er spelen bij HVC diverse projecten die veel aandacht vragen. En daarbij is dit project in een strak tijdpad gezet. De zekerheid dat we voldoende aandacht aan de voortgang kunnen besteden zodat we binnen onze planning blijven werd het best gegarandeerd door het inzetten van een coördinator van buiten. Bovendien is er dan meer kennis voorhanden en kan er sneller gereageerd worden. Kuiper & Burger had de rol van aanjager, zodat er geen vertraging zou optreden.”

Vertrouwen

Kuiper & Burger voerde overleg met het bureau dat verantwoordelijk was voor het opstellen van het MER en de aanvraag van een milieuvergunning. Van Raaij: “Formeel is er sprake van gedelegeerd opdrachtgeverschap en in praktijk gaat het hierbij om vertrouwen.” Dit vertrouwen had al een basis in eerdere ervaringen die Van Raaij met Kuiper & Burger had, zo vertelt hij. “We hebben al eerder samengewerkt en zijn goed op elkaar ingespeeld.” Kuiper & Burger was bovendien al bekend met HVC, door de eerdere opdrachten die zij uitgevoerd had.

Tijdpad gehaald

Jan van Raaij is blij met de samenwerking. Eind mei verwacht het bedrijf de milieuvergunning te krijgen en voordien zal het MER zijn afgerond. Daarmee wordt het strakke tijdpad ook gehaald. En dat lukt mede dankzij Kuiper & Burger, stelt Van Raaij. “Een externe projectleider voor vergunningen behoedt ons voor onnodige vertraging bij de veelvoud aan werkzaamheden waar we voor staan. Zonder de inzet van Kuiper & Burger was het voor ons moeilijker om op schema te blijven.”

Hans Makkenze, plant manager van Uzimet BV, producent van onder meer bladlood, is vooral manager . En dus wil hij ondernemen, en niet zich bezig houden met de uitvoering van randverschijnselen van ondernemerschap. Nam hij voorheen alle taken op het gebied van milieucoördinatie op zich, nu heeft Uzimet BV in Kuiper & Burger een sparringpartner gevonden die de complete milieucoördinatie van het bedrijf op zich neemt. Makkenze kan zich dus met een gerust hart weer op ondernemen en managen storten.  Uzimet BV is een fabrikant van onder meer bladlood, het lood dat in strips wordt gezet in bijvoorbeeld de muren van een woning om opklimmend vocht tegen te gaan. Het bedrijf haalt het lood uit loodschroot. “Wij zorgen dat het lood gereinigd en gesmolten wordt. Bovendien raffineren we de metallurgische verontreiniging eruit.” Bladlood heeft een buitengewoon lange levensduur. Mits op correcte wijze toegepast, overleeft bladlood het gebouw en is na gebruik eenvoudig te recyclen.

Als bedrijfsleider van Uzimet BV had Hans Makkenze zijn handen vol. Ook met zaken die weliswaar noodzakelijk zijn, maar die hem afhielden van zijn eigenlijke werk als ondernemer. “Het was gewoon veel te druk”, vertelt Makkenze. “We besteedden de milieujaarverslagen al uit aan een ander bureau, maar de coördinatie verzorgde ik zelf. Uiteindelijk zijn we bij Kuiper & Burger terecht gekomen omdat zij precies dat in huis hadden wat wij zochten: het zijn uitstekende regelaars met bovendien een technische achtergrond. Omdat ik zelf nog altijd de eindverantwoordelijke ben, zorgt dat ervoor dat ik ook op inhoudelijk niveau met een gelijkwaardige partner kan sparren. Bovendien opereert Kuiper & Burger flexibel en genieten ze een goede naam in de sector.”

Regelneef

De nieuwe milieucoördinator bij Uzimet BV is Wendy Westerduin van Kuiper & Burger. Wendy regelt binnen Uzimet BV op alle gebieden de milieu-aspecten. “Het is een echte regelbaan waar ook de nodige inhoudelijke kennis voor vereist is”, zegt Makkenze. “De milieucoördinator moet plannen, investeringen in kaart brengen, gegevens bijhouden, mij gevraagd en ongevraagd van advies dienen, want ik wil niet omringd worden door ja-knikkers, en de nieuwste wetgeving integreren in onze bedrijfsvoering. Op dit moment is dat laatste extra actueel, vanwege de nieuwe Europese milieuwetgeving die eraan zit te komen. Onze investeringen hangen daar voor een groot deel mee samen. De milieucoördinator speelt daar dus een belangrijke rol in.” Makkenze vertrouwt dat zijn nieuwe coördinator wel toe.

Vergunningbegeleiding

Er staat bovendien nog iets anders op stapel waar Kuiper & Burger een voorname rol in gaat spelen bij Uzimet BV. “Er wordt binnenkort een convenant gesloten tussen ons, de gemeente Rijswijk en de provincie Zuid-Holland over het terugdringen van de geurhinder die wij veroorzaken. Vroeger lagen we vrij geïsoleerd, maar met de oprukkende woningbouw en de A13, neemt de overlast toe. Kuiper & Burger gaat ons helpen met de complete herziening van de vergunning. Ze gaan de regelgeving uitpluizen, onderhandelen en controleren of de aanvraag in orde is.” Volgens Makkenze is Kuiper & Burger daar de juiste partner voor. “We werken nog niet zo lang met hen samen, maar de klik is er zeker. Je moet elkaar gaan vertrouwen want je geeft toch een belangrijk aspect van je bedrijf uit handen. Dat vertrouwen moet groeien. Maar ik heb zeker het gevoel dat ik me weer helemaal op het ondernemen kan storten zonder dat ik over mijn schouder hoef te kijken.”

Een database bouwen en 300 ontheffingen aanvragen in 7 maanden:  “Dat is prima gelukt. Het project is in die korte tijd afgerond en dat is voorspoedig verlopen”

Voor bepaalde onderhoudswerkzaamheden aan het spoor moet BAM Rail toestemming vragen aan gemeenten. Aan die ontheffing van de Algemene Plaatselijke Verordening stelt iedere gemeente zo zijn voorwaarden. Om daarin structuur te brengen heeft Kuiper & Burger een database ontwikkeld. Alle informatie over de ontheffing is daarin opgeslagen en het systeem genereert automatisch verzoeken en mededelingen aan de betreffende gemeenten als dat nodig is. In opdracht van ProRail voert BAM Rail onderhoudswerkzaamheden uit aan het spoor. Daaronder valt ook het slijpen van de rails. Dat vermindert de slijtage aan de wielen van treinen en verlaagt de kans op calamiteiten door railbreuk. Afhankelijk van de intensiteit waarmee het traject wordt gebruikt rijdt één of twee keer per jaar een speciale slijptrein over het spoor. Dat gebeurt overwegend ’s nachts, omdat overdag het spoor daarvoor te intensief wordt gebruikt. Dat heeft wel tot gevolg dat er toestemming nodig is van de gemeente waarin het spoor ligt. Slijpen heeft immers een ander geluidsprofiel dan normaal treinverkeer, en ’s nachts zijn de normen voor geluid strenger dan overdag. Voorheen regelde opdrachtgever ProRail zelf die ontheffingen van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). Maar met de nieuwe onderhoudscontracten die met BAM Rail zijn afgesloten werd dat verlegd naar de aannemer. Die benaderde daarvoor Kuiper & Burger. “We hadden al goede ervaringen met hen, dus hebben we gevraagd of ze ook dit traject voor ons willen doen”, zo legt Koen de Jong, KAM-coördinator bij BAM Rail de keuze uit. “Medio vorig jaar hebben we de formele opdracht gegeven voor het aanvragen van de ontheffingen bij meer dan 300 gemeenten. Alle informatie die daaruit voortvloeit wordt vervolgens vastgelegd in een database. Daardoor hebben we ook in de toekomst de informatie gestructureerd beschikbaar.”

Korte doorlooptijd

Afgesproken werd dat in de periode juni tot en met december van het vorig jaar de opdracht zou worden uitgevoerd. “Dat is prima gelukt. Het project is in die korte tijd afgerond en dat is voorspoedig verlopen. Eind december is de database opgeleverd en waren vrijwel alle ontheffingen verleend en in de database verwerkt. Van een paar gemeenten was de ontheffing toen nog niet binnen. Op dit moment hebben we nog één gemeente die de procedure niet heeft afgerond.” Wat Koen de Jong wel opviel was dat gemeenten zo verschillend reageerden op het ontheffingsverzoek. “In de zomer van 2005 zijn alle gemeenten waarin spoor ligt aangeschreven met een identieke brief. De reacties die daarop binnenkwamen varieerden van ‘daarvoor is geen ontheffing nodig’ of ‘geen bezwaar’ tot een waslijst met aanvullende voorwaarden. Verder liep de reactietijd uiteen van enkele weken tot ruim een jaar en verschilden de leges van niets tot bijna duizend euro.”

Flexibel

Uit al die gemeentespecifieke zaken bleek meteen de waarde van de database. In veel gevallen wordt de permanente ontheffing van de APV verleend voor een bepaalde tijd en worden aanvullende voorwaarden gesteld. Bijvoorbeeld dat voordat de slijpwerkzaamheden beginnen er een mededeling daarover naar de gemeente gaat. Het slijpen is meestal pas op korte termijn definitief te plannen. ProRail is afhankelijk voor het inplannen van werkzaamheden van de bezetting van het spoor voor regulier transport. De bezetting is ’s nachts zeer variabel. Daarom is vaak pas twee weken van te voren bekend of een baanvaak beschikbaar is voor slijpwerkzaamheden. Dan kan vanuit de database meteen een mededeling naar de gemeenten gedaan worden. De database is inmiddels eigendom van BAM Rail. Het beheer is neergelegd bij Kuiper & Burger. Daaronder valt het vernieuwen van de ontheffing als de termijn is verlopen en natuurlijk ook het doen van de mededelingen aan de gemeenten van de aanstaande werkzaamheden. Ook vindt er nog verdere ontwikkeling plaats. Koen de Jong: “Wat opvalt is dat gemeenten soms inhoudelijk reageren naar aanleiding van de aankondiging van de werkzaamheden. We gaan binnenkort met Kuiper & Burger om de tafel zitten om te kijken hoe we dat nog beter kunnen afstemmen met de gemeenten, zodat dat voor beide kanten minder tijd kost.”

De Wit beoordeelt het werk als snel, met hoge kwaliteit en, het belangrijkste, het bureau komt zijn afspraken na

De Wit beoordeelt het werk als snel, met hoge kwaliteit en, het belangrijkste, het bureau komt zijn afspraken na

Een checklist afwerken is zo gemakkelijk nog niet. Vaak zijn dergelijke lijsten complex en gedetailleerd, zeker als het gaat om zaken zoals de uitstoot van vervuilende stoffen. Vandaar dat NV Afvalzorg Holding van de diensten van Kuiper & Burger gebruik maakte. Arie de Wit is nog altijd blij met die beslissing. NV Afvalzorg Holding houdt zich voornamelijk bezig met, de naam zegt het al, afval. En wel de verwerking ervan. Arie de Wit, coördinator vergunningen bij het bedrijf, licht de activiteiten kort toe. “We hebben twee hoofdactiviteiten. Ten eerste doen we afvalverwerking, en dan doel ik op het storten van vooral bedrijfsafval. De tweede activiteit is het recyclen van afvalstoffen zoals bouw- en sloopafval. Zo krijgen we verontreinigde baggerspecie of grond aangeleverd. Die zuiveren we dan en brengen de grond opnieuw op de markt.”

Juiste partij op het juiste moment

In het verleden verrichtte Kuiper & Burger al het nodige werk voor Afvalzorg. Op verschillende locaties verleende het bureau zijn diensten, voornamelijk bij het aanvragen van vergunningen. Ook recent werd het bureau bij een project betrokken. Ditmaal ging het om de IPPC toets voor de percolaatwaterzuiveringsinstallatie op de stortlocatie Nauerna in Assendelft. “Onze installaties moeten aan Europese richtlijnen voldoen. Zo is voor de percolaatwaterzuiveringsinstallatie de IPPC richtlijn van toepassing. Deze gaat onder andere over het terugbrengen van de uitstoot van verontreinigde zaken zoals chemicaliën en stof.” Installaties die onder de IPPC richtlijn vallen moeten daar uiterlijk oktober 2007 aan voldoen. Om te kijken of de percolaatwaterzuiveringsinstallatie voldoet aan de IPPC, werd de hulp van Kuiper & Burger ingeschakeld. “Ze waren precies de juiste partij op het juiste moment”, aldus De Wit. “We hadden net een aanvraag gehad van Rijkswaterstaat om de toets te laten doen, en toen stonden ze al op de stoep.”

Weten wat je doet

Kuiper & Burger, vertegenwoordigd door Kristel Stassen, legde de bestaande installatie langs de eisen uit de richtlijn. “En dat is nog niet zo gemakkelijk”, zegt De Wit. “Die dingen zijn vaak erg gedetailleerd en complex. Maar soms bevatten ze ook zeer vage omschrijvingen. Je moet dus wel degelijk verstand van zaken hebben en precies weten waar je mee bezig bent.” De Wit is dan ook erg te spreken over de werkwijze en de resultaten die de keuze heeft opgeleverd. “De installatie is als het ware binnenstebuiten gekeerd. Ze wilden weten hoe het werkte, wat erin en eruit ging, of het een zuinige machine was, en noem maar op. Dat moest ook wel, want de richtlijn vraagt om allerlei specificaties van de installatie.”

Afspraken nakomen

De Wit beoordeelt het werk als snel, met hoge kwaliteit en, het belangrijkste, het bureau komt zijn afspraken na. “En dat is voor mij erg belangrijk. Vooral waar het gaat om vergunningen heb je te maken met andere verplichtingen die ook op tijd moeten worden nagekomen. Het is dan prettig als je op de professionaliteit van je partner kunt vertrouwen.”

Geen onnodig tijdverlies door op en neer bellen over wat nu precies waarmee bedoeld wordt. Dat is in een notendop het grote voordeel van Kuiper & Burger als het aan Rob Wiesehahn van Omya ligt. “We kunnen meteen door met ons eigen werk zodra we iets van Kuiper & Burger krijgen aangeleverd.”  Rob Wiesehahn heeft net de hoorn op de haak gelegd met Rijkswaterstaat. “Ze complimenteerden ons met het goede werk dat Kuiper & Burger verricht heeft voor de IPPC-richtlijn. Mooier kun je toch niet krijgen dacht ik!” Wiesehahn, safety, environment & security coördinator bij Omya Netherlands B.V. is blij dat hij ooit de keuze maakte om op milieugebied met het bureau samen te werken.

Complimenten

Omya is een op- en overslagbedrijf en producent van calciumcarbonaat. “Dat wordt uitsluitend gebruikt in de papierbranche als vulmiddel en coating”, licht Wiesehahn de activiteiten van zijn bedrijf toe. Het bedrijf heeft in Moerdijk een productielocatie waar zo’n 300.000 ton calciumcarbonaat wordt geproduceerd en zo’n 2 miljoen ton calciumcarbonaat slurry wordt doorgezet. Kuiper & Burger kwam bij Omya in beeld toen Wiesehahn daar ging werken. “Ik heb zelf een milieukundige achtergrond en kende hun naam al. Via een ander bedrijf zijn we toen in contact gekomen met Kuiper & Burger, die toen nog via een intermediair werkten. Dat bedrijf is destijds weggevallen, en toen hebben we direct met hen contact gezocht.” Het bureau verricht voor Omya verscheidene diensten op milieuvlak. “Enige tijd geleden wilde we een MER-procedure starten. Dat ging uiteindelijk niet door, maar de samenwerking verliep toen al zo goed, dat we ze hebben gevraagd om de verplichtingen omtrent de IPPC-richtlijn voor ons te regelen.” Wiesehahn ontving over die rapportage niet alleen van Rijkswaterstaat een compliment over het geleverde werk, maar ook van de Provincie zelf. “Daarnaast hebben ze ook voor de aanvraag van een revisievergunning ons bedrijf getoetst aan het Besluit luchtkwaliteit en zijn ze een klankbord bij lastigere vraagstukken.”

Kwaliteit staat op één

De belangrijkste reden om te werken met Kuiper & Burger vindt Wiesehahn de kwaliteit die het bureau levert. “Snelheid maakt in onze tak van sport niet zoveel uit. Je hebt toch te maken met langdurige vergunningtrajecten. Dan is het belangrijker dat iets goed gebeurt, dan snel. Nu is het zo dat wanneer Kuiper & Burger met een stuk komt, wij meteen kunnen doorgaan met ons eigen werk. Er hoeft niet op en neer gebeld te worden over die rapporten. Ze zijn helder, duidelijk en grondig opgesteld.” Ondanks dat snelheid niet het hoogste goed is, is Wiesehahn er wel over te spreken bij Kuiper & Burger. “Ze zijn relatief sneller en effectiever dan grotere bureaus. Die schakelen vaak wat langzamer, en ze zijn wat onpersoonlijker. Dat trekt me ook in Kuiper & Burger, dat persoonlijk contact. Vaak is degene die je aanvankelijk aan de lijn krijgt, ook je contactpersoon in de rest van de procedure. Dat is prettig.”

Zo lang Wiesehahn de beslissing binnen Omya neemt wie in te huren voor milieuvraagstukken, dan blijft het wat hem betreft dus Kuiper & Burger. “Ik ken eigenlijk geen ander bureau dat het werk beter zou kunnen.”