info@kuiperburger.nl +31 (0)85 - 044 26 00
Ga omhoog

Bent u voorbereid op een crisis?

Crisis, je moet er niet aan denken, maar alle organisaties kunnen daarmee worden geconfronteerd, ook die van u. Als het gaat over een crisis, zijn er twee soorten bedrijven: bedrijven die risico’s in kaart hebben gebracht en hun bedrijfsprocessen goed op orde hebben en bedrijven die zich niet kunnen voorstellen dat zoiets bij hun zou kunnen gebeuren. De gevolgen die een crisis heeft, zijn helemaal  afhankelijk van of het bedrijf zich erop had voorbereid. Een goede voorbereiding kan veel leed voorkomen.                                    

Wanneer is er een crisis?
Er zijn legio soorten crisis. Een crisis kan een brand zijn, een ongeluk met gevaarlijke stoffen, gewonden of doden na een ongeluk op de werkvloer, maar ook computersystemen die gehackt worden of media-aandacht met negatieve impact voor het bedrijf.
Met andere woorden: een crisis is een situatie waarbij het continuïteit van het bedrijf ernstig wordt bedreigd.

De kenmerken van een crisis zijn:

  • Er is een substantiële dreiging voor het bedrijf.
  • Er is veel onzekerheid.
  • Een crisis ontstaat plotseling.
  • Er moet snel worden gehandeld.

Als er goed wordt gereageerd, kan vaak worden voorkomen dat de gevolgen escaleren. In vergelijking met enkele decennia geleden, is een goede voorbereiding veel belangrijker geworden. Er zijn meer externe dreigingen, zoals bijvoorbeeld softwaresystemen die aangevallen kunnen worden. De snelheid waarmee via sociale media negatieve berichten (kunnen) worden verspreid, is een andere nieuwe bedreiging met potentieel grote gevolgen.

Een crisis ontstaat altijd plotseling. Hierdoor leeft het gevoel dat organisaties per definitie onvoorbereid zijn. Als ze immers het probleem hadden zien aankomen, hadden ze wel maatregelen genomen de crisis te voorkomen. Toch kun je je op een crisis voorbereiden. Bijvoorbeeld door mogelijke crisisscenario’s te inventariseren en met het aanwijzen van de personen die bij een crisis een rol krijgen. Als je dit crisisteam zich goed laat voorbereiden, weegt deze investering ruimschoots op tegen de schade die tijdens de crisis kan ontstaan.  

Een crisis en daarna?
Niet meteen maatregelen nemen! Eerst nadenken!

Om te voorkomen dat een zelfde voorval in de toekomst weer op kan treden, hebben bedrijven na afloop van een crisis vaak de neiging om direct maatregelen te treffen. Als eerst de rust wordt genomen om het incident systematisch te analyseren kan worden voorkomen dat de verkeerde maatregelen worden genomen. Het is niet voldoende om alleen te kijken naar de directe oorzaak van het incident dat tot een crisis leidde, ook achterliggende oorzaken moeten beschouwd worden. Wanneer niet voldoende naar de achterliggende oorzaak wordt gekeken, is de kans groot dat de veiligheid maar beperkt wordt verbeterd. Denk bijvoorbeeld aan het investeren in een beter alarmeringssysteem bij een incident waar het alarmsysteem wel heeft gewerkt, maar waarbij er niet op het alarm is gereageerd. Het is mogelijk dat het alarm wel is opgemerkt, maar dat door te hoge werkdruk er niemand iets deed, of dat iedereen dacht dat iemand anders dit op zou lossen. Een beter alarmsysteem gaat in deze gevallen niet ertoe leiden dat het veiliger wordt.

Een ander risico is het nemen van disproportionele maatregelen om ten koste van alles te voorkomen dat een soortgelijk incident zich kan herhalen. Bijvoorbeeld door het opleggen van allerlei nieuwe eisen aan medewerkers en te stringente procedures en werkinstructies. Dit is de bekende regelreflex: “er moeten na een incident meer regels komen”. De kosten hiervan kunnen behoorlijk oplopen. De veiligheid op de werkvloer is meer gebaat bij het kijken naar het hele plaatje en de beschikbare middelen gebruiken voor maatregelen die nog verschil kunnen maken.

Training Tripod incidentenanalyse-methode
Niet alle incidenten leiden tot een crisis. Een incident kan wel uitmonden in een crisis. Het beheersen van een crisis is met name communicatie. Het beheersen van een incident is met name technisch. De lessen die geleerd kunnen worden na een incident die tot een crisis heeft geleid of de voorbereiding op dit incident is daarom ook afhankelijk van of je dit benadert vanuit het incident of de crisis. Kuiper & Burgen kan ondersteunen bij het inventariseren van mogelijke incidenten die op kunnen treden en de maatregelen die genomen kunnen worden om dit te voorkomen of om de gevolgen te beperken.

Wanneer er toch een incident, of belangrijke bijna-incident, is opgetreden kan Kuiper & Burger u ook helpen met de incidentenanalyse, waarbij wij gebruik maken van de Tripod incidentenanalyse-methode. Deze methode ondersteunt u door alle informatie die relevant is voor de analyse van het incident naar boven te halen. De Tripod methode inventariseert eerst de falende veiligheidsvoorzieningen. Daarna worden dieper gekeken: Wat zijn de directe aanleidingen, wat waren de omstandigheden en wat zijn de achterliggende oorzaken. Alle organisatorische lagen worden betrokken: directie, management, medewerkers. Daarbij wordt alle kennis die beschikbaar is gebruikt, zodat de echte oorzaken helder worden. Het doel van de Tripod methode is niet het zoeken naar een schuldige, maar om te leren van een incident, zodat het gehele bedrijfsproces dat heeft geleid tot de crisis, wordt verbeterd, waardoor een volgend identiek incident wordt voorkomen maar ook een scala aan vergelijkbare incidenten. Het maakt het bedrijfsproces inzichtelijk zodat verbeteringen daarin mogelijk worden.

Daarbij hebben wij speciale software in eigendom, waarmee de Tripod-boom wordt gemaakt voor het incident. Hierdoor wordt op 1 A4 duidelijk wat er gebeurd is, hoe het gebeurd is en waarom het gebeurd is.

De expertise op het gebied van incidentanalyse willen we graag ook delen, door het geven van 2-daagse trainingen in de toepassing van de Tripod-methode. De kosten hiervoor zijn €1.200,-- per deelnemer (excl. BTW). Het is uiteraard ook mogelijk een in-company training te geven of een korte Masterclass.  Elke deelnemer krijgt tevens korte tijd gratis toegang tot de software om te kunnen oefenen. Voor informatie over wanneer weer een training wordt gegeven https://www.kuiperburger.nl/tripod-beta/tripod

Uiteraard kunt u ook een licentie nemen op de software. Het is een webtool, dus er hoeft geen software op uw eigen systeem te worden gezet. Een licentie is er al vanaf €500,-- excl. BTW. Zie voor meer informatie hierover https://www.kuiperburger.nl/tripod-beta/tripod.

Voor meer informatie hierover kunt u vragen naar mijn collega Marco van de Pavoordt.  

Masterclass crisismanagement
Samen met onze partner ITP Groep* heeft Kuiper & Burger een Masterclass crisismanagement voorbereid waar u als bedrijf een aantal scenario’s kunt trainen. Dit is een in-company training, omdat dan alle spelers uit het crisisteam dezelfde simulatie beleven en ook met elkaar tot de beste afspraken kunnen komen.  

*) ITP Groep heeft expertise in verschillende sectoren, waaronder chemie. ITP Groep adviseert, geeft trainingen, workshops, coacht directies en ontwikkelt crisisoefeningen op maat.


 

 

Åsa Norrthon en Marco van de Pavoordt

Wilt u meer weten over, neem contact met ons op via a.norrthon@kuiperburger.nl / m.vdpavoordt@kuiperburger.nl of per telefoon op 085-044 26 00. Wij helpen u graag!